微軟為提升 AI 回答能力，Teams 自動為符合條件會議生成存檔文件

微軟近期宣布將對 Microsoft Teams 進行重要調整，預計於 2026 年下半年開始，為符合特定條件的會議自動生成 .meeting 存檔文件。這項變革的主要目的是提升 AI 助理 Microsoft 365 Copilot 以及會議輔助功能 Facilitator 的資料檢索與回答能力，讓 AI 能夠更精準地參考過去會議內容，提供更貼近會議脈絡的資訊。根據微軟管理門戶網站發布的公告，這項自動存檔機制將預設啟用。未來 Teams 系統會自動把會議產生的相關資訊歸納成 .

meeting 格式的檔案，並存放在該組織的 SharePoint Embedded 儲存空間中，而不是存入個別使用者的個人雲端硬碟。管理員可以在 2026 年 8 月之前，透過管理後台調整這項設定，決定是否繼續讓系統自動生成這類存檔。這項自動生成 .meeting 存檔文件的功能，並非對所有 Teams 會議無差別啟用。微軟明確設定了三項必要條件：首先，該會議必須已經成功產生並保存會議記錄（例如轉錄或 AI 摘要）。其次，至少有一位與會者擁有 Microsoft 365 Copilot 的授權。

最後，該會議的 Allow Copilot and Facilitator 選項必須設定為「會議期間和會議結束後」的狀態，也就是允許 AI 在會中與會後持續存取會議內容。不過，科技媒體觀察指出，由於微軟目前將 Copilot 與 Microsoft 365 企業訂閱進行綑綁銷售，大多數組織只要購買了相關方案，實際上幾乎自動滿足上述條件。換句話說，對於已經採用 Microsoft 365 Copilot 的企業來說，絕大部分的 Teams 會議都將符合自動生成 .meeting 存檔的門檻，AI 助理在會後即可藉由這些檔案獲得結構化、可供查詢的會議資訊。

這項設計背後的核心邏輯，在於讓 Copilot 與 Facilitator 能夠跨越單一會議的限制，將不同會議的內容連結起來。透過 .meeting 存檔，AI 不僅能回答關於某場會議的問題，還能根據歷史會議的存檔資料，對使用者提出的跨會議查詢給出更完整的回應，例如回顧一系列決策的演變過程或專案進度。這對於經常需要回顧多場會議內容的團隊來說，將大幅提升資訊查找的效率。然而，並非所有使用者都樂見 AI 自動記錄會議內容。考量到企業對資料隱私與合規性的需求，微軟也提供了關閉機制。

如果使用者不希望 AI 為特定會議建立存檔，或不想讓 Copilot 與 Facilitator 從中提取資訊，可以透過新的「會議 AI」開關來手動禁用。這個開關將允許會議主辦人或與會者關閉 Copilot、Facilitator 以及其他人工智慧相關的輔助功能，從而阻止 .meeting 存檔的自動生成。對於管理員而言，這項變更也帶來了新的管理面向。除了可以在全域層級調整自動生成存檔的預設行為之外，管理員也必須留意 SharePoint Embedded 的儲存成本與資料保留政策。由於 .

meeting 檔案會存放在組織的 SharePoint Embedded 空間，而非個人帳號，這意味著企業需要對這部分儲存用量進行監控與管理，避免因大量會議存檔而產生額外的雲端儲存費用。從時間線來看，這項政策預定在 2026 年下半年逐步部署。管理員有約一個月的緩衝期（至 2026 年 8 月前）可以評估並調整設定。如果企業內部對於 AI 會議存檔有較嚴格的資安或法規要求，建議管理團隊提前了解這項功能的啟用條件與關閉方式，並與法務、資訊安全部門共同討論合適的因應策略。除了這項自動存檔的新措施之外，微軟近期也持續對 Teams 的 AI 功能進行優化。

例如，Teams 預計將在未來版本中推出 Facilitator 功能，讓 AI 能在會議進行中即時輔助解答與會者的疑問；同時也將導入 Recap 功能，集中索引過去 30 天內的會議轉錄與 AI 摘要，讓使用者更容易回顧會議重點。此外，微軟也承認 Teams 會議介面相對擁擠，未來將透過新 UI 設計來減少誤觸情況，並計畫部署效率模式，讓 8GB 記憶體的裝置也能更流暢地運行 Teams 視訊會議。整體而言，微軟透過這波更新，正在逐步建構一個以 AI 為核心的會議知識管理體系。自動生成 .

meeting 存檔只是其中一環，目的是讓 Teams 從單純的通訊工具，轉變為能夠主動理解會議脈絡、協助決策的智慧平台。對於已經採用 Microsoft 365 Copilot 的組織來說，這項改變將無縫融入現有工作流程，但同時也提醒企業必須正視 AI 資料治理與使用者隱私的平衡問題。