微軟為提升 AI 回答能力，Teams 自動為符合條件會議生成存檔文件

微軟近期宣布將對 Microsoft Teams 進行重要調整，預計於 2026 年下半年開始，為符合特定條件的會議自動生成 .meeting 存檔文件。這項變革的主要目的是提升 AI 助理 Microsoft 365 Copilot 以及會議輔助功能 Facilitator 的資料檢索與回答能力，讓 AI 能夠更精準地參考過去會議內容，提供更貼近會議脈絡的資訊。 根據微軟管理門戶網站發布的公告，這項自動存檔機制將預設啟用。未來 Teams 系統會自動把會議產生的相關資訊歸納成 .meeting 格式的檔案，並存放在該組織的 SharePoint Embedded 儲存空間中，而不是存入個別使用者的個人雲端硬碟。管理員可以在 2026 年 8 月之前，透過管理後台調整這項設定，決定是否繼續讓系統自動生成這類存檔。 這項自動生成 .meeting 存檔文件的功能，並非對所有 Teams 會議無差別啟用。微軟明確設定了三項必要條件：首先，該會議必須已經成功產生並保存會議記錄（例如轉錄或 AI 摘要）。其次，至少有一位與會者擁有 Microsoft 365 Copilot 的授權。最後，該會議的 Allow Copilot and Facilitator 選項必須設定為「會議期間和會議結束後」的狀態，也就是允許 AI 在會中與會後持續存取會議內容。 不過，科技媒體觀察指出，由於微軟目前將 Copilot 與 Microsoft 365 企業訂閱進行綑綁銷售，大多數組織只要購買了相關方案，實際上幾乎自動滿足上述條件。換句話說，對於已經採用 Microsoft 365 Copilot 的企業來說，絕大部分的 Teams 會議都將符合自動生成 .meeting 存檔的門檻，AI 助理在會後即可藉由這些檔案獲得結構化、可供查詢的會議資訊。 這項設計背後的核心邏輯，在於讓 Copilot 與 Facilitator 能夠跨越單一會議的限制，將不同會議的內容連結起來。透過 .meeting 存檔，AI 不僅能回答關於某場會議的問題，還能根據歷史會議的存檔資料，對使用者提出的跨會議查詢給出更完整的回應，例如回顧一系列決策的演變過程或專案進度。這對於經常需要回顧多場會議內容的團隊來說，將大幅提升資訊查找的效率。 然而，並非所有使用者都樂見 AI 自動記錄會議內容。考量到企業對資料隱私與合規性的需求，微軟也提供了關閉機制。如果使用者不希望 AI 為特定會議建立存檔，或不想讓 Copilot 與 Facilitator 從中提取資訊，可以透過新的「會議 AI」開關來手動禁用。這個開關將允許會議主辦人或與會者關閉 Copilot、Facilitator 以及其他人工智慧相關的輔助功能，從而阻止 .meeting 存檔的自動生成。 對於管理員而言，這項變更也帶來了新的管理面向。除了可以在全域層級調整自動生成存檔的預設行為之外，管理員也必須留意 SharePoint Embedded 的儲存成本與資料保留政策。由於 .meeting 檔案會存放在組織的 SharePoint Embedded 空間，而非個人帳號，這意味著企業需要對這部分儲存用量進行監控與管理，避免因大量會議存檔而產生額外的雲端儲存費用。 從時間線來看，這項政策預定在 2026 年下半年逐步部署。管理員有約一個月的緩衝期（至 2026 年 8 月前）可以評估並調整設定。如果企業內部對於 AI 會議存檔有較嚴格的資安或法規要求，建議管理團隊提前了解這項功能的啟用條件與關閉方式，並與法務、資訊安全部門共同討論合適的因應策略。 除了這項自動存檔的新措施之外，微軟近期也持續對 Teams 的 AI 功能進行優化。例如，Teams 預計將在未來版本中推出 Facilitator 功能，讓 AI 能在會議進行中即時輔助解答與會者的疑問；同時也將導入 Recap 功能，集中索引過去 30 天內的會議轉錄與 AI 摘要，讓使用者更容易回顧會議重點。此外，微軟也承認 Teams 會議介面相對擁擠，未來將透過新 UI 設計來減少誤觸情況，並計畫部署效率模式，讓 8GB 記憶體的裝置也能更流暢地運行 Teams 視訊會議。 整體而言，微軟透過這波更新，正在逐步建構一個以 AI 為核心的會議知識管理體系。自動生成 .meeting 存檔只是其中一環，目的是讓 Teams 從單純的通訊工具，轉變為能夠主動理解會議脈絡、協助決策的智慧平台。對於已經採用 Microsoft 365 Copilot 的組織來說，這項改變將無縫融入現有工作流程，但同時也提醒企業必須正視 AI 資料治理與使用者隱私的平衡問題。